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題辭
Role: The Executive Assistant provides high-level administrative support to executives and senior management at the firm. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Responsibilities
  • Manage executives' calendars, including scheduling appointments, meetings, and conference calls, and coordinating travel arrangements.
  • Prepare and edit correspondence, presentations, reports, and other documents on behalf of executives, ensuring accuracy and professionalism.
  • Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders, screening and prioritizing communications and inquiries.
  • Assist with meeting preparations, including preparing agendas, compiling meeting materials, and arranging logistics.
  • Coordinate special projects and initiatives as assigned by executives, conducting research, gathering data, and providing administrative support as needed.
  • Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion, exercising sound judgment in all interactions and communications.
  • Organize and maintain client and cases files, records, and databases, ensuring timely and accurate retrieval of information as needed and provide accurate and timely reports.
  • Anticipate executives' needs and proactively identify opportunities to streamline processes and improve efficiency.
  • Collaborate with other administrative staff and departments to ensure seamless coordination and support across the firm.
  • Provide personal assistant to the Partners and the firm’s management.

Requirements
  • Holder of Macau resident ID;
  • Bachelor’s degree or above;
  • Fresh graduates are welcome, minimum 1 year of relevant experience in similar role is preferred;
  • Administrative experience is an advantage;
  • Fluent in both written and spoken English and Chinese. Portuguese as a plus;
  • Excellent time management, interpersonal and communication skills in written and verbal;
  • Proactive and detail-minded, self-motived, responsible, and work independent;
  • Good presentation skills, well organized and multi-task;
  • Technology and business oriented;
  • Experienced with Office 365 applications (namely Word, Excel, PowerPoint, Teams and SharePoint).


Interested parties please send your resume in English and expected salary to people@mdme.com.
Immediate availability is preferred.
專業顧問咨詢服務
行政及辦公室助理
學士學位
2024-09-16
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